Assistant IA de prise de rendez-vous · Montpellier

Un assistant IA qui décroche, qualifie la demande et pose le rendez-vous dans votre agenda

Un client qui appelle un vendredi soir, un message WhatsApp sans réponse, un devis jamais relancé : chaque contact manqué est une vente qui part ailleurs. L’assistant IA de CyberyWeb répond à votre place sur votre site, par WhatsApp, par e-mail ou au téléphone, qualifie la demande et prend le rendez-vous dans votre agenda. Quand la situation dépasse ce qu’il sait faire, il transfère à un humain.

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  • Site, WhatsApp, e-mail, téléphone
  • Prend le rendez-vous dans votre agenda
  • Données hébergées en France
  • Transfère à un humain quand il faut
  • Vous restez propriétaire

Ce que fait l’assistant IA, concrètement

L’assistant n’est pas un simple chatbot qui répond sur un site. Il comprend ce que veut la personne en face et agit : il consulte votre agenda, crée une fiche client, envoie un rappel. Il travaille sur trois canaux, selon vos besoins : le site (chat), la messagerie (WhatsApp, e-mail) et le téléphone (standard IA qui décroche et qualifie l’appel). Voici où s’arrête son rôle et où commence le vôtre.

Ce qu’il fait

  • Répond aux questions fréquentes : horaires, tarifs, zone d’intervention, disponibilités
  • Qualifie la demande : type de besoin, urgence, budget, adresse
  • Propose un créneau et prend le rendez-vous dans votre agenda
  • Relance un devis ou une demande restée sans réponse
  • Transfère à un collègue ou vous envoie un résumé quand la demande sort de son cadre
  • Met à jour votre CRM ou votre tableur à chaque échange

Ce qu’il ne fait pas

  • Ne négocie pas un prix, ne signe pas un contrat
  • Ne remplace pas le diagnostic technique d’un devis complexe
  • Ne modifie pas un rendez-vous déjà confirmé sans repasser par vous si le cas est sensible
  • Ne relance pas indéfiniment : il s’arrête et vous alerte si ça ne prend pas
  • Ne gère pas une réclamation grave ou un litige à votre place
  • Ne touche pas à votre facturation ni à vos données bancaires

Comment ça se passe, de l’appel au rendez-vous confirmé

Le parcours est le même quel que soit le canal. Quatre étapes, et un humain prêt à reprendre la main à chacune d’elles.

  1. Appel ou message. Le client appelle, écrit sur WhatsApp, envoie un e-mail ou ouvre le chat du site, à n’importe quelle heure. L’assistant décroche ou répond immédiatement, sans file d’attente.
  2. Qualification. Il pose les questions que vous auriez posées : type de besoin, adresse, degré d’urgence, budget si c’est pertinent. Les réponses sont enregistrées dans votre CRM ou votre tableur.
  3. Créneau dans l’agenda. Il consulte vos disponibilités réelles (Google Agenda, Outlook ou votre outil de planning), propose un ou deux créneaux et réserve celui que le client choisit.
  4. Confirmation par SMS. Le client reçoit un SMS ou un e-mail de confirmation, puis un rappel avant le rendez-vous. Vous recevez le résumé de l’échange.

Si la demande sort du cadre prévu (réclamation, négociation, cas technique inhabituel), l’assistant le dit, transfère à un membre de votre équipe et joint le résumé de la conversation. Il ne bloque jamais un client sur une réponse inventée.

Branché sur vos outils, pas à côté

L’assistant se connecte à ce que vous avez déjà. Pas besoin de changer de logiciel ni d’apprendre une nouvelle interface. Ce qui compte, c’est que ça marche avec vos outils actuels et que vous restiez propriétaire de votre assistant et de vos données. Rien n’est verrouillé chez nous.

  • Google Agenda
  • Outlook
  • Votre CRM
  • Facturation
  • WhatsApp
  • E-mail
  • Téléphone
  • Tableur

Pour une automatisation plus large que la relation client (factures fournisseurs, avis clients, documents administratifs), regardez notre offre Autopilote PME. Et si votre besoin dépasse un assistant standard, par exemple un agent qui pilote plusieurs tâches liées entre elles, nous concevons aussi des agents IA sur mesure.

Pour quels métiers

L’assistant est utile dès que des demandes arrivent en dehors des heures où quelqu’un peut répondre, ou pendant que l’équipe est occupée ailleurs.

  • Artisans du bâtiment : plombier, électricien, chauffagiste, couvreur, installateur
  • Cabinets de services : comptable, courtier, conseil, formation
  • Agences immobilières : visites, estimations, demandes de location
  • PME industrielles : demandes de devis, SAV, prise de rendez-vous technique

Un cas réel, anonymisé

Agence immobilière

Demandes qualifiées et rendez-vous posés automatiquement

Le problème n’était pas d’avoir plus de demandes, mais de ne pas laisser traîner celles qui arrivaient le soir et le week-end : les prospects écrivaient ou demandaient un créneau hors horaires, puis l’échange s’étirait sur plusieurs jours. Nous avons mis en place un assistant de prise de rendez-vous connecté à l’agenda de l’agence. Le visiteur formule sa demande, l’assistant la qualifie, propose des créneaux réellement disponibles, réserve, puis envoie les messages de confirmation. Résultat : moins d’allers-retours, moins de « on se rappelle », et des rendez-vous confirmés sans intervention de l’équipe. Les demandes atypiques continuent d’arriver, mais elles arrivent triées.

Trois autres exemples

BTP

Rappels de rendez-vous et devis

Un artisan reçoit une demande de devis un dimanche par le site. L’assistant qualifie le besoin (type de travaux, surface, délai), propose un créneau de visite dans l’agenda et confirme par SMS. Trois jours après l’envoi du devis, s’il n’y a pas eu de réponse, il relance avec un message court.

E-commerce

SAV et suivi de commande

Un client demande où en est sa commande par WhatsApp. L’assistant retrouve le numéro de commande, donne le statut de livraison et, si le produit est défectueux, ouvre un dossier SAV avec les bonnes questions (photo, référence, date d’achat) avant de le transmettre à l’équipe.

Services et formation

Qualification et prise de rendez-vous

Un centre de formation reçoit une demande d’information sur une session. L’assistant explique le contenu, vérifie l’éligibilité (financement, niveau requis), puis propose un créneau d’appel avec un conseiller si le profil correspond. Les demandes hors sujet sont filtrées avant d’arriver dans la boîte mail.

Démonstration audio : sur demande lors de l’audit. Nous vous faisons écouter un échange téléphonique géré par l’assistant, puis nous le testons avec vos propres questions, pendant l’audit offert de 30 minutes.

Pourquoi passer par une agence à Montpellier

Un système qui répond à vos clients touche à votre image et à vos données. Nous préférons construire ça en face de vous : rendez-vous en présentiel à Montpellier ou en visio, pour les TPE et PME de tout l’Hérault et d’Occitanie. On règle un blocage en direct et on ajuste les réponses de l’assistant ensemble, une fois les premiers échanges réels observés.

Pour l’ensemble de ce qu’on automatise, voir notre page agence d’automatisation IA à Montpellier.

Combien ça coûte ?

Il n’y a pas de tarif fixe affiché, et ce n’est pas pour cacher un prix élevé : chaque système est différent. Un assistant qui répond aux questions fréquentes sur un site n’a rien à voir avec un standard téléphonique qui qualifie des appels toute la journée. Le dimensionnement (canaux, volume de demandes, outils à connecter) se fait pendant l’audit offert.

Le budget exact vous est annoncé avant tout engagement, à l’issue de l’audit offert.

Pour comparer avec une solution humaine, lisez notre comparatif secrétaire virtuelle : tarifs comparés : ce que chacune sait faire, et ce qui fait varier la facture.

Comment se passe l’audit offert

  1. 30 minutes, en visio ou par téléphone. Sans engagement. Vous nous racontez les demandes qui reviennent le plus souvent : rendez-vous, devis, questions, SAV.
  2. On trie ensemble. On regarde lesquelles un assistant peut prendre en charge, sur quels canaux, avec quels outils déjà en place.
  3. Vous repartez avec une idée claire. Ce qui est possible, ce que ça coûte, et par quoi commencer, que vous démarriez avec nous ou non.

Pour la prise de rendez-vous en ligne côté artisan, notre guide prise de rendez-vous en ligne pour artisan détaille le fonctionnement pas à pas.

Questions fréquentes

L’assistant peut-il répondre par téléphone, pas seulement par chat ?

Oui. Le standard téléphonique IA décroche, comprend la demande à voix haute, la qualifie et propose un rendez-vous ou transfère l’appel à un collègue si besoin. C’est un canal à part entière, à ajouter selon vos besoins, en plus du site ou de WhatsApp.

Est-ce que je garde le contrôle de mes outils et de mes données ?

Oui. L’assistant se branche sur votre agenda, votre CRM ou votre facturation existants, sans vous imposer un nouvel outil. Vous restez propriétaire du système et de vos données, hébergées en France. Rien ne vous engage à rester si vous changez d’avis.

Combien de temps faut-il pour mettre en place l’assistant ?

Ça dépend du nombre de canaux et d’outils à connecter. Un assistant simple sur un canal se met en place en quelques jours après l’audit. Un système plus complet, avec téléphone et plusieurs outils reliés, demande davantage de réglages avant la mise en service.

L’assistant remplace-t-il mon équipe ?

Non. Il traite les questions répétitives et les demandes simples pour libérer du temps à votre équipe, et transfère à un humain dès que la situation le demande : négociation, réclamation, cas particulier. L’objectif est de ne plus perdre de demandes, pas de retirer l’humain de la relation client.

Que se passe-t-il si l’assistant ne sait pas répondre ?

Il le dit, ne devine pas et transfère la conversation à un membre de votre équipe avec un résumé de l’échange. Il ne bloque jamais un client sur une réponse inventée. Vous décidez avec nous, pendant l’audit, des cas qui doivent toujours remonter à un humain.

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Le plus simple est d’en parler 30 minutes. Vous nous dites ce qui vous prend du temps, on vous dit ce qui s’automatise et ce que ça coûte.

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